Steeds meer organisaties krijgen te maken met controles op de energiebesparingsplicht en de informatieplicht. Waar dit eerder sporadisch gebeurde, wordt er nu actiever en gerichter gehandhaafd. Een controle door de omgevingsdienst kan onverwacht komen en roept vaak vragen op. Wat gebeurt er precies tijdens zo’n controle en hoe bereid je je goed voor?
Wie voert de controle uit?
De controle wordt meestal uitgevoerd door een regionale omgevingsdienst, in opdracht van de gemeente. Deze toezichthouders beoordelen of jouw organisatie voldoet aan de energiebesparingsplicht en of de informatieplicht correct is ingevuld. De rapportage zelf loopt via het eLoket van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland, maar de controle vindt lokaal plaats.
Aankondiging of onaangekondigd bezoek
In veel gevallen wordt een controle vooraf aangekondigd, bijvoorbeeld via een brief of e-mail. Hierin staat welke informatie moet worden aangeleverd. In sommige situaties kan ook een onaangekondigd bezoek plaatsvinden, waarbij een toezichthouder ter plaatse komt kijken naar de installaties en het gebruik van energie.
Wat wordt er gecontroleerd?
Tijdens een controle wordt gekeken naar meerdere aspecten. Denk aan het energieverbruik van de organisatie, de toegepaste sector en de bijbehorende erkende maatregelen. Ook wordt beoordeeld of deze maatregelen daadwerkelijk zijn uitgevoerd en of dit logisch aansluit op de bedrijfsactiviteiten. De controleur kijkt dus niet alleen naar de rapportage, maar ook naar de praktijk.
Documentatie en onderbouwing
Een belangrijk onderdeel van de controle is de onderbouwing. Toezichthouders vragen vaak naar energierekeningen, technische gegevens van installaties en bewijs van uitgevoerde maatregelen. Organisaties die deze informatie snel kunnen overleggen, doorlopen het proces doorgaans soepeler.
Gesprek en beoordeling
Naast de fysieke controle vindt er vaak een gesprek plaats. Hierin wordt besproken hoe de organisatie omgaat met energieverbruik en welke keuzes zijn gemaakt. Op basis van de bevindingen stelt de toezichthouder vast of wordt voldaan aan de verplichtingen of dat er nog acties nodig zijn.
Wat gebeurt er na de controle?
Na afloop ontvang je meestal een rapport of terugkoppeling. Hierin staat of alles in orde is of dat er verbeterpunten zijn. In sommige gevallen krijg je een termijn om zaken alsnog op orde te brengen. Als hier geen opvolging aan wordt gegeven, kan handhaving volgen.
Goede voorbereiding voorkomt problemen
De meeste controles verlopen zonder problemen wanneer een organisatie goed voorbereid is. Dat betekent: inzicht in energieverbruik, een correcte rapportage en beschikbare documentatie. Wie dit op orde heeft, hoeft een controle niet als risicomoment te zien, maar als bevestiging dat alles klopt.
Weet je of jouw organisatie klaar is voor controle?
Veel organisaties weten niet zeker of ze volledig voorbereid zijn op een controle. Door je energierekening (nota) te uploaden, krijg je snel inzicht in je situatie en mogelijke aandachtspunten. Zo ga je met vertrouwen een eventuele controle tegemoet.