Veelgemaakte fouten bij het indienen van de Informatieplicht Milieubeheer en hoe deze te vermijden
Het voldoen aan de Informatieplicht Milieubeheer is voor veel bedrijven een uitdaging. Bedrijven met een energieverbruik van 50.000 kWh elektriciteit en/of 25.000 m³ gas per jaar zijn verplicht om hun energiebesparende maatregelen te rapporteren via het eLoket van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO). Ondanks de duidelijke richtlijnen, worden er vaak fouten gemaakt die kunnen leiden tot vertragingen, correctieverzoeken of zelfs handhaving door de overheid.
In dit blog bespreken we de meest voorkomende fouten bij het indienen van de informatieplicht en geven we praktische tips om deze te voorkomen.
1. Verkeerd inschatten of de informatieplicht van toepassing is
Veel bedrijven zijn zich niet bewust van de exacte drempelwaarden en denken ten onrechte dat ze niet onder de informatieplicht vallen. Hierdoor missen ze de deadline en lopen ze risico op handhaving.
Oplossing:
Controleer tijdig of jouw bedrijf onder de verplichting valt. Dit kan door het jaarverbruik van elektriciteit en gas per vestiging te berekenen en te toetsen aan de drempelwaarden. Twijfel je? Laat dan een energieadviseur meekijken.
2. Onvolledige of foutieve rapportage indienen
Een van de meest voorkomende fouten is het indienen van een rapport dat niet volledig is. Soms ontbreken verplichte gegevens of worden energiebesparende maatregelen verkeerd geregistreerd. Dit kan leiden tot afkeuring of verzoeken om aanvullende informatie.
Oplossing:
- Maak gebruik van de Erkende Maatregelenlijst (EML) om zeker te weten dat je de juiste maatregelen rapporteert.
- Zorg ervoor dat alle vragen in het eLoket volledig en correct zijn ingevuld.
- Controleer voor verzending of je rapport volledig en foutloos is.
3. Te laat indienen van de informatieplicht
De deadline voor het indienen van de informatieplicht ligt doorgaans eens in de vier jaar, maar veel bedrijven stellen de rapportage uit tot het laatste moment. Dit kan leiden tot tijdsdruk, fouten en zelfs sancties bij te late indiening.
Oplossing:
- Plan het verzamelen van gegevens ruim van tevoren in.
- Stel een verantwoordelijke binnen het bedrijf aan die zich met de rapportage bezighoudt.
- Overweeg om externe hulp in te schakelen als je merkt dat de deadline in gevaar komt.
4. Niet voldoen aan de energiebesparingsplicht
Bedrijven zijn verplicht om energiebesparende maatregelen te nemen die een terugverdientijd van vijf jaar of minder hebben. Sommige bedrijven dienen hun rapportage in, maar hebben geen concrete maatregelen genomen, waardoor ze alsnog risico lopen op handhaving.
Oplossing:
- Bekijk de sectorgerichte Erkende Maatregelenlijst (EML) en voer de vereiste maatregelen uit.
- Laat een energie-audit uitvoeren om te ontdekken welke maatregelen relevant en haalbaar zijn.
- Zorg ervoor dat je rapportage overeenkomt met de werkelijkheid; alleen rapporteren zonder actie kan leiden tot sancties.
5. Geen bewijsstukken of documentatie beschikbaar hebben
De overheid kan controleren of bedrijven daadwerkelijk de opgegeven maatregelen hebben uitgevoerd. Zonder bewijsstukken kan dit leiden tot extra vragen of zelfs een inspectie.
Oplossing:
- Bewaar facturen en rapporten van uitgevoerde energiebesparende maatregelen.
- Zorg voor fotomateriaal of energieverbruiksoverzichten die aantonen dat de maatregelen zijn uitgevoerd.
- Houd een logboek bij van alle genomen energiebesparende stappen.
6. Geen rekening houden met toekomstige wijzigingen in de wetgeving
De regelgeving rondom energiebesparing en informatieplicht is continu in beweging. Veel bedrijven vullen hun rapportage in op basis van verouderde richtlijnen en lopen hierdoor risico op fouten.
Oplossing:
- Houd de website van de RVO en andere relevante bronnen in de gaten voor updates.
- Werk samen met een adviseur die op de hoogte is van de laatste wetgeving.
- Plan evaluatiemomenten in om te controleren of jouw bedrijf nog steeds voldoet aan de nieuwste eisen.
Conclusie
Het indienen van de Informatieplicht Milieubeheer hoeft geen ingewikkeld proces te zijn, zolang je de meest voorkomende fouten vermijdt. Door tijdig te beginnen, de juiste gegevens te verzamelen en energiebesparende maatregelen daadwerkelijk door te voeren, voorkom je problemen en voldoe je zonder stress aan de wettelijke verplichtingen.
Heb je hulp nodig bij het correct en volledig indienen van de informatieplicht? Wij helpen je graag om dit proces eenvoudig en efficiënt te laten verlopen!